претензия директора:
имеет место быть халатное отношение к делу со стороны нескольких служб:
- юристы - являлись получателем письма и конечной инстанцией по подготовке и отправке ответа, осознавая меру ответственности при нарушении сроков ответа, должны были проконтролировать процесс подготовки данных филиалом и подготовить свою часть письма.

мой ответ:
По заявленным претензиям поясняю:
1. Юристы «должны были … подготовить свою часть письма»
Рассматриваемый запрос не требовал работы юридического отдела, а содержал требование о предоставлении информации, которой юристы не владеют.
Таким образом, «своей части письма» у юристов в данном запросе не было.
2. Юристы «должны были проконтролировать процесс подготовки данных филиалом»
Юристам никогда, ни устно, ни письменно не поручалось контролировать директоров филиалов, РРЦ, либо иных руководителей служб и подразделений организации. В целях контроля исполнения судебный запрос направлялся с копией руководителю филиала.
Таким образом, у юристов нет ни полномочий, не обязанностей контролировать исполнение обязанностей другими подразделениями.
3. «юристы - являлись … конечной инстанцией по подготовке и отправке ответа»
Конечной инстанцией по отправке любых ответов является секретарь, который оформляет тексты писем на бланке организации и направляет адресатам.
Юристам никогда, ни устно, ни письменно не поручалось контролировать отправку исходящей корреспонденции.
4. «юристы - являлись получателем письма»
В организации нет распорядительных документов, согласно которым юристы принимают в работу письма, пришедшие непосредственно от секретаря, не расписанные в работу юр.отделу генеральным директором. Тем не менее, понимая важность работы с судами, ответственно относясь к деятельности организации, юристы рассматривают всю корреспонденцию, приходящую из судов различных инстанций, независимо от того, относится ли содержательная часть к деятельности юридического отдела.
Таким образом, юристы не являлись получателями письма, но получив, приняли решение о направлении в филиал для подготовки ответа, что видимо и явилось ошибкой: надо было данное письмо
либо
направить Вам, чтобы Вы, как руководитель организации, приняли решение о том, кто должен готовить ответ на данный запрос, с учетом того, что юридического характера он не носит,
либо
вернуть секретарю как ошибочно направленное.
Приняв такое письмо непосредственно от секретаря и направив его директору филиала, я вышла за пределы своих полномочий и в части принятия, и в части отправки. Это было вызвано сложившейся практикой работы с такими письмами, которую исходя из данного случая, видимо необходимо прекратить.

Также сообщаю:
Ответы судам по аналогичным запросам готовят сотрудники филиалов, при необходимости направляют юристам на согласование. Данный запрос согласования юристов не требовал, поэтому, получив последнее письмо по данной теме 15.06 , мы полагали, что директор филиала как ответвленное должностное лицо, направил ответ на запрос суда самостоятельно.